Kumpulan Peranan, Tujuan Dan Nilai Guna Arsip

A. Peranan arsip
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
6. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
8. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
9. Dapat dijadikan materi dokumentasi
10. Sebagai alat penyimpanan warkat
11. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila mempunyai perpustakaan
12. Bantuan bagi pimpinan dalam memilih budi organisasi


( Baca juga : Masalah Pokok Dalam Kearsipan )

B. Tujuan kearsipan
1. Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 3 : Menjamin keselamatan materi pertanggungjawaban masional ihwal perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan materi pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
2. Menurut Drs. Soewito
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Agar gampang mendapat kembali arsip yang dibutuhkan.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
d. Untuk menghemat daerah penyimpanan arsip.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
3. Menurut Drs. E. Martono
a. Menyediakan warkat jikalau diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.
d. Menghemat daerah penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari ancaman pencurian atau kebakaran.
f. Menjaga kerahasiaan jikalau warkat benar-benar perlu dirahasiakan.


Tujuan kearsipan secara umum yakni sebagai berikut :
1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

( Baca juga : Kegiatan Kearsipan )

C. Nilai guna arsip
1. Arsip bernilai informasi
contoh: pengumuman, pemberitahuan dan ajakan
2. Arsip bernilai manajemen
contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, mekanisme kerja, dan uraian kiprah pegawai.
3. Arsip bernilai aturan
contoh: sertifikat pendirian perusahaan, sertifikat kelahiran, sertifikat perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah
contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan insiden
5. Arsip bernilai ilmiah
contoh: hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan
contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan
contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan aktivitas pelajaran
8. Dokumentasi
Contoh : foto dijadikan sebagai video