Kumpulan Macam-Macam Arsip

Macam-macam arsip sanggup dibedakan sebagai berikut:

1.    Arsip berdasarkan subyek atau isinya sanggup dibedakan menjadi 4 yaitu:

a.  Arsip kepegawaian
contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b.  Arsip keuangan
contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c.  Arsip pemasaran
contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan
contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.


( Baca juga : Masalah Pokok Kearsipan )

2.  Arsip berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya

a.  Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, sertifikat pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, gosip acara, laporan dan tabel.
b.  Pita rekaman
c.  Mikro film
d.  Disket
e.  Compact disk
f.   Flash disk

3. Arsip berdasarkan nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya 

a.  Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b.  Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, mekanisme kerja, dan uraian kiprah pegawai.
c.  Arsip bernilai hukum, contoh: sertifikat pendirian perusahaan, sertifikat kelahiran, sertifikat perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d.  Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e.  Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f.   Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g.  Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan kegiatan pelajaran

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tak penting, misalnya surat usul dan memo (T)
b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang (B)
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar honor (P)
d. Arsip sangat penting / vital, contohnya: sertifikat pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah (V)

( Baca juga : Peranan, Tujuan dan Nilai Guna Arsip )

5. Arsip Menurut Fungsinya.
a.   Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan secara eksklusif dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara eksklusif dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
a. Arsip pusat, adalah arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan forum pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b.  Arsip unit, adalah arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan forum pemerintah dan arsip nasional di tempat ibu kota propinsi.

7.  Arsip Menurut Keasliannya.

a.  Arsip asli, adalah dokumen yang eksklusif terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta ratifikasi orisinil yang merupakan dokumen utama.
b.  Arsip tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, arsip yang berupa goresan pena atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
a. Arsip autentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan orisinil dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik sanggup dipakai sebagai bukti aturan yang sah.
b.Arsip tidak autentik, adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan orisinil dengan tinta, arsip ini sanggup berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.