Kumpulan Persoalan Pokok Dalam Kearsipan

A. Masalah pokok dalam kearsipan

1. Pendapat-pendapat beberapa ahli:

a. Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam manajemen kearsipan, yaitu :

1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3) Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

4) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5) Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan acara

7) Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b. Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1) Warkat tak sanggup ditemukan kembali alasannya ialah hilang.

2) Warkat ditemukan sesudah usang mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil kalau dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.

5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

c. Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1) Tidak sanggup ditemukan kembali secara cepat dari cuilan arsip suatu surat yang diharapkan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan adakala tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga daerah dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, alhasil pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

( Baca juga : Fasilitas dan Alat Kearsipan )

d. Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1) Tidak sanggup menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diharapkan leh atasan atau petugas unit lain dari cuilan arsip.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan adakala tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga daerah dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) alasannya ialah kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat perihal duduk kasus kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta sanggup disimpulkan bahwa duduk kasus kearsipan ialah :

a. Tidak sanggup atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan sempurna dikala diperlukan.

b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui mekanisme yang benar atau terlalu lama.

e. Penyusunan arsip secara serampangan.

f. Petugas arsip kurang terampil.

B. Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut biar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip ialah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu fatwa tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diharapkan sanggup ditemukan kembali secara sempurna dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a. System huruf (alphabetic system)

b. System duduk kasus (subject system)

c. System tanggal (chronologi system)

d. System wilayah (geographic system)

e. System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan mekanisme peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

a. Ruang daerah penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus sanggup masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus memiliki penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang daerah penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati biar tidak terkena eksklusif pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga sanggup dipakai untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang sanggup diletakkan disela-sela arsip.

c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang daerah kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang lembap dengan kipas angin.

( Baca juga : Syarat-Syarat Petugas Arsip )

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a. Ruangan yang sempurna : luas, suhu, kelembaban dll

b. Alat-alat korespondensi, menyerupai kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c. Alat-alat penerimaan surat, menyerupai kolam surat, meja tulis, rak, dsb.

d. Alat penyimpanan surat, menyerupai filling cabinet, lemari.

e. Alat-alat lainnya, menyerupai tuangan, cahaya dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk sanggup mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan memiliki ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk mendapatkan tugas-tugas kearsipan alasannya ialah mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor ialah daerah yang membosankan. Adanya pandangan yang menyerupai ini menawarkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran menyerupai inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga insan sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna sanggup tercapai dengan baik.

6. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara terpola sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat usang yang akan dimusnahkan.