Kumpulan Kemudahan Dan Alat Kearsipan

Dalam aktivitas Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang dipakai untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih aneh bagi orang-orang yang awam wacana dunia kearsipan. Bagi kau yang kini sedang mengambil jurusan Rajasoal.comistrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan klarifikasi wacana istilah dan nama alat-alat kearsipan.

1. Alat sortir

Alat yang dipakai untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption

Suatu nama atau nomor yang dipakai untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex

Alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang sanggup ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik kawasan menyimpan kartu index.

4. Duplikasi

Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

5. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai duduk perkara keuangan.

7. Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipakai sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini ialah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

10. Inventory record

Arsip-arsip yang berafiliasi dengan duduk perkara barang inventaris.

( Baca juga : Tata Cara Penyimpanan Arsip )

11. Kartu indeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.

13. Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

14. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.

15. Out slip

Lembaran/formulir yang dipakai untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder

Satu map pengganti untuk ditempatkan di kawasan map yang telah dipinjam.

17. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record

Arsip yang berafiliasi dengan duduk perkara kepegawaian.

19. Production record

Arsip-arsip yang berafiliasi dengan duduk perkara produksi.

20. Rotary

Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini sanggup digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan inovasi kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari materi yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record

Arsip-arsip yang berafiliasi dengan duduk perkara penjualan.

22. Stapler

Alat yang dipakai untuk menyatukan sejumlah kertas.

23. Standarisasi

Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.

( Baca juga : Prosedur Penyimpanan Arsip )

24. Stopmap folio

Map yang mempunyai daun epilog pada setiap sisinya. Daun epilog ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya supaya tidak jatuh.

25. Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, menyerupai lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang mempunyai jatuh tempo.

26. Roll O'Pack

Lemari arsip dengan pencetus mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif dipakai untuk perusahaan yang mempunyai arsip berjumlah sangat banyak

27. Kartu Tunjuk Silang

Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jikalau arsip/surat yang disimpan mempunyai lapiran dokumen lain yang disimpan di kawasan berbeda.

Istilah-istilah di atas akan selalu kau jumpai di dalam aktivitas kearsipan. Beberapa alat menyerupai perforator niscaya sudah kalian kenal sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator ialah nama yang benar untuk alat tersebut